Im Maklerbüro hängt ein guter Teil des Einkommens an Abschlüssen, die sich ungleichmäßig über das Jahr verteilen. In der Hausverwaltung arbeitet derselbe Hausmeister womöglich für drei Eigentümergemeinschaften, die ihre Kosten jeweils getrennt abrechnen müssen. Beide Geschäftsmodelle gehören zur Immobilienwirtschaft und stellen trotzdem sehr verschiedene Anforderungen an die Lohnabrechnung. Provisionen, Minijobs in Wohnanlagen, umlagefähige Personalkosten und Dienstwagen für Besichtigungen lassen sich mit einer Standardeinrichtung nur auf Umwegen abbilden. Wer hier mit Voreinstellungen arbeitet, riskiert falsche Steuerabzüge und Streit über die Nebenkostenabrechnung. Die Fälle zeigen ziemlich genau, welche Lohnarten, Stammdaten und Auswertungen eine Abrechnungssoftware für beide Bereiche beherrschen muss.
Maklerbüros und Hausverwaltungen beschäftigen sehr unterschiedliche Teams
Ein typisches Maklerbüro hat wenige Festangestellte im Vertrieb und in der Assistenz. Die Vermittler erhalten häufig ein festes Grundgehalt plus erfolgsabhängige Anteile und verbringen einen großen Teil des Tages bei Besichtigungen und Notarterminen. In der Hausverwaltung arbeiten die Objektbetreuer im Büro, während Hausmeister, Reinigungskräfte und Gartenhelfer direkt in den Wohnanlagen tätig sind, oft in Teilzeit oder als Minijob. Viele Unternehmen vereinen beide Bereiche und müssen verschiedene Lohnarten und Beschäftigungsformen in einem System führen.
Provisionen werden lohnsteuerlich nach ihrem Zahlungsrhythmus behandelt
Ein Ratgeber zur Frage, woran man einen guten Immobilienmakler erkennt, nennt etwa Erfahrung, Bewertungen und nachweisbare Erfolge. Bezahlt wird das Büro aber erst für den Abschluss, was auch die Vergütung der Vermittler prägt.
Lohnsteuerlich kommt es auf den Rhythmus der Zahlung an. Eine Provision, die regelmäßig mit dem Monatsgehalt fließt, ist laufender Arbeitslohn. Wird sie quartalsweise, halbjährlich oder nach Abschluss des Geschäftsjahres gezahlt, handelt es sich um einen sonstigen Bezug. Die Lohnsteuer-Richtlinien nennen viertel- und halbjährliche Teilbeträge ausdrücklich als Beispiel. Für einen sonstigen Bezug ermittelt der Arbeitgeber nach § 39b Abs. 3 EStG die Jahreslohnsteuer zweimal, einmal mit und einmal ohne die Zahlung. Die Differenz behält er ein.
Die Software braucht dafür den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn. Provisionen sollten sich deshalb als eigene Lohnart anlegen und als laufenden Arbeitslohn oder sonstigen Bezug kennzeichnen lassen, damit die passende Berechnungsmethode greift. Wie stark Provisionen die Personalkosten schwanken lassen, zeigt erst der Vergleich mehrerer Monate, wie ihn die Auswertungsfunktionen von Software Anbietern wie Paychex zur Entwicklung der Kosten liefern.
Eine Jahresprovision im Februar kann dem Vorjahr zugerechnet werden
Als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gilt nach § 23a SGB IV jede Zuwendung, die nicht für die Arbeit in einem einzelnen Abrechnungszeitraum gezahlt wird. Eine Jahresprovision für die Abschlüsse von zwölf Monaten erfüllt diese Definition in der Regel. Beitragspflichtig ist sie, soweit die anteilige Beitragsbemessungsgrenze noch nicht ausgeschöpft ist. Fließt die Zahlung zwischen Januar und Ende März und übersteigt sie zusammen mit dem bisherigen Entgelt des neuen Jahres diese anteilige Grenze, wird sie dem letzten Abrechnungsmonat des Vorjahres zugeordnet. Bei gut verdienenden Vermittlern ist das keine Seltenheit, und die Software sollte es selbstständig prüfen.
Auch eine Eigentümergemeinschaft kann Personal einstellen
In der WEG-Verwaltung schließt nicht selten die Gemeinschaft selbst den Vertrag mit dem Hausmeister oder der Reinigungskraft. Nach § 9a des Wohnungseigentumsgesetzes kann sie Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen, also auch Arbeitsverhältnisse begründen. Die Verwaltung übernimmt dann Anmeldung, Abrechnung und Zahlung, und jede Gemeinschaft mit eigenem Personal braucht eine eigene Betriebsnummer. Ein Büro mit zwanzig Wohnanlagen rechnet so unter Umständen für ebenso viele Arbeitgeber ab.
Verwaltungen, die für viele Gemeinschaften abrechnen, brauchen deshalb eine Lohnsoftware, in der mehrere Arbeitgeber nebeneinander geführt werden, jeweils mit eigenen Meldungen, Beitragsnachweisen und Auswertungen.
Mehrere Minijobs derselben Person werden zusammengerechnet
Arbeitet ein Hausmeister für mehrere Gemeinschaften, hat er rechtlich mehrere Arbeitgeber. Seine geringfügigen Beschäftigungen werden nach § 8 Abs. 2 SGB IV trotzdem zusammengerechnet. Überschreiten sie gemeinsam die Geringfügigkeitsgrenze, entfällt die Versicherungsfreiheit. Die Versicherungspflicht beginnt dann grundsätzlich erst mit der Bekanntgabe der Entscheidung durch die Einzugsstelle. Das gilt nicht, wenn der Arbeitgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig versäumt hat, den Sachverhalt aufzuklären. Angaben zu weiteren Beschäftigungen gehören in den Personalfragebogen und dauerhaft in die Stammdaten.
Umlegen lässt sich nur die Zeit für echte Hauswartaufgaben
Vermieter können die Kosten für den Hauswart über die Betriebskostenabrechnung an die Mieter weitergeben, allerdings nicht vollständig. Die Betriebskostenverordnung zählt Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen dazu. Ausgenommen ist jeder Anteil, der auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung entfällt. Übernimmt der Hauswart zugleich Treppenhausreinigung oder Gartenpflege, dürfen diese Arbeiten nicht ein zweites Mal als eigene Kostenposition auftauchen.
Für die Lohnabrechnung folgt daraus, dass Arbeitszeit und Personalkosten nach Wohnanlage und Tätigkeit getrennt erfasst werden müssen. Ein Hausmeister, der morgens die Mülltonnen bereitstellt und nachmittags eine defekte Haustür repariert, verursacht zuerst umlagefähige und danach nicht umlagefähige Kosten. Kostenstellen je Wohnanlage und eine Zeiterfassung nach Aufgaben gehören für Verwaltungen deshalb zur Grundausstattung. Bei vermieteten Wohnungen tauchen dieselben Personalkosten später in der Steuererklärung der Eigentümer wieder auf, wie eine Übersicht über Ausgaben, die Vermieter steuerlich geltend machen können, zeigt.
Beim Dienstwagen gilt ein Jahr lang dieselbe Bewertungsmethode
Für Besichtigungen nutzen viele Vermittler einen Firmenwagen, der ihnen auch für Privatfahrten zur Verfügung steht. Den geldwerten Vorteil setzt der Arbeitgeber pauschal mit einem Prozent des Listenpreises im Monat an, dazu kommen 0,03 Prozent je Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Alternativ zählt der Kostenanteil, der laut Fahrtenbuch auf private Fahrten entfällt. Das Verfahren wird nach den Lohnsteuer-Richtlinien für jedes Kalenderjahr festgelegt und darf beim selben Fahrzeug nicht unterjährig wechseln.
Für Makler mit vielen Besichtigungen hat das Fahrtenbuch eigene Tücken. Es muss Datum und konkretes Ziel jeder Fahrt nennen. Bloße Straßennamen reichen laut Bundesfinanzhof nicht, auch wenn sie später ergänzt werden. Eine Tour mit mehreren Terminen darf in einem Eintrag stehen, wenn die besuchten Kunden in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt sind. Lässt sich der Fahrtenbuchwert nicht monatlich ermitteln, darf zunächst ein Zwölftel des Vorjahresbetrags angesetzt werden. Den Ausgleich nach Jahresende sollte die Software unterstützen.
Aus den Einzelfällen ergibt sich ein eigener Lohnartenkatalog
Bei Einrichtung oder Auswahl einer Abrechnungslösung für ein Immobilienunternehmen dienen die beschriebenen Fälle als Prüfstein. Mindestens diese Lohnarten und Merkmale sollten sich sauber abbilden lassen:
- Provisionen mit Kennzeichen für laufenden Arbeitslohn oder sonstigen Bezug
- Jahresprovisionen mit Prüfung der Zuordnung zum Vorjahr im ersten Quartal
- mehrere Arbeitgeber mit eigener Betriebsnummer für einzelne Eigentümergemeinschaften
- Angaben zu weiteren Beschäftigungen in den Personalstammdaten
- Kostenstellen nach Wohnanlage und Tätigkeit für die Betriebskostenabrechnung
- Dienstwagen mit Listenpreis, Entfernungskilometern und festgelegter Bewertungsmethode
Branchenwissen gehört in die Einrichtung der Abrechnung
Für Makler und Verwalter genügt ein gängiges Abrechnungsprogramm, wenn es sorgfältig eingerichtet ist. Bei Provisionen entscheidet der Zahlungsrhythmus über die Steuerberechnung, und Jahreszahlungen können in der Sozialversicherung ins Vorjahr wandern. In Hausverwaltungen bestimmen mehrere Arbeitgeber, zusammengerechnete Minijobs und die Grenzen der Umlagefähigkeit den Aufwand. Einmal richtig angelegt, tragen Lohnarten, Stammdaten und Kostenstellen diese Besonderheiten durch jeden Monatslauf.