Allgemeine Verwaltung

Beratung und Betreuung

Beratung und Betreuung des Auftraggebers in allen mit der Verwaltung der Verwaltungsobjekte zusammenhängenden Fragen, mit Ausnahme steuerlicher Beratung.

Kontenführung

Einrichtung eines Verwaltungskonto für den Auftraggeber, auf dem alle Zahlungen der Mieter/Pächter eingehen. Alle die Verwaltungsobjekte betreffenden Ausgaben sind vom Verwaltungskonto zu leisten. Bildung von Instandhaltungsrücklagen (ggf. über risikofreie Festgeldanlagen).

Vornahme von Zahlungen

Termingerechte Zahlung aller das Verwaltungsobjekt betreffenden Ausgaben und sonstigen Zahlungen (z.B. Grundsteuer und -gebühren, Wassergeld, Zins- und Tilgungsdienst für Hypothekenlasten, Versicherungsprämien, Rücklagen etc.) zu Lasten des jeweiligen Verwaltungskontos.

Festlegen der Vorauszahlung von Betriebskosten

Der Verwalter achtet darauf, dass die Betriebskostenvorauszahlungen der Mieter / Pächter in Höhe des voraussichtlichen tatsächlichen Aufwand geleistet und diese dem jeweiligen Aufwand angepasst werden.

Miet- und Pachterhöhungen

Berechnung von Miet- / Pachterhöhungen gemäß den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen und vertraglichen Vereinbarungen sowie deren Durchsetzung, falls notwendig unter Einschaltung eines Rechtsanwaltes.

Kontrolle der Mieteingänge

Kontrolle der Miet-, Pacht- und Betriebskostenzahlungen, unverzügliche Abmahnung und Betreibung etwaiger Zahlungsrückstände sowie ggf. Zwangsvollstreckung aus vorliegenden Titeln. Kündigen bestehender Miet- bzw. Pachtverträge.

Abrechnung der Betriebskosten

Jährliche Abrechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Abrechnungszeitraumes aller miet-, pachtvertraglich vereinbarten und umlagefähigen Kosten sowie Durchsetzung etwaiger aus solchen Abrechnungen sich ergebender Ansprüche gegen Mieter / Pächter.

Buchführung und Abrechnung

Die Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung, werden für jedes der Verwaltungsobjekte vom Verwalter jährlich, auf Wunsch halbjährlich oder quartalsweise abgerechnet. Darüber hinaus legt der Verwalter jährlich, innerhalb von fünf Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres für jedes der Verwaltungsobjekte dem Auftraggeber (ggf. für dessen Steuerberater) eine Jahresabrechnung vor, welche alle Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung der Objekte gemäß Vertrag enthält.

Mietkautionen

Miet-/Pachtsicherheiten werden auf Sparkonten der Mieter/Pächter angelegt und gegenüber dem Verwalter verpfändet bzw. im Fall von Bürgschaften und anderen Sicherheiten vom Verwalter sorgfältig aufbewahrt.

Versicherungsverträge

Abschluss , laufende Überprüfung und ggf. Änderung bzw. Kündigung von Versicherungsverträgen.

Vermietung / Verpachtung

Vermietung und Verpachtung freier und frei werdender Wohn- und Gewerbeeinheiten in den Verwaltungsobjekten, Abschluss von Miet- und Pachtverträgen namens des Auftraggebers zu bestmöglichen Konditionen.

Anwerbung von neuen Mietern bzw. Pächtern

Der Verwalter kann hierzu Makler beauftragen, ferner Zeitungsannoncen aufgeben. Die Beauftragung eines Maklers – soweit dies für den Auftraggeber Kosten verursacht - erfolgt jeweils in Absprache mit dem Auftraggeber.

Übergabe und Abnahme

Übergabe und Abnahme von Wohn- und Gewerbeeinheiten bei Mieter- / Pächterwechsel mittels unterzeichneter Protokolle.

Räumung von Wohn- bzw. Gewerbeeinheiten

Nach Aussprache von Kündigungen ggf. Herbeiführung der Räumung der jeweiligen Wohn- / Gewerbeeinheiten in Absprache mit dem Eigentümer und ggf. Einschaltung eines erfahrenen Rechtsanwaltes.

Besichtigung der Verwaltungsobjekte

Besichtigung der Verwaltungsobjekte in regelmäßigen Abständen zwecks Kontrolle der Erfüllung der Mieter- bzw. Pächterpflichten sowie Objektbegehung zum Zwecke der Werterhaltung (Feststellung notwendiger Instandsetzungen).

Instandsetzung und Modernisierung

Beratung des Auftraggebers zur Lösung aller Vermieter- und Mieterbelange bei anstehenden Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen. Bildung einer angemessen Instandhaltungsrücklage.

Wartungsverträge

Abschluss notwendiger und/oder zweckmäßiger Wartungsverträge für die Anlagen und Einrichtungen der Verwaltungsobjekte.

Sicherheitseinrichtungen

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV), z. B. an

  • der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswert, Druck- und Heizölbehälter)

  • den Aufzügen (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen)

  • den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen)

  • den Lüfteranlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen)

  • den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage)

  • den kraftbetätigten Garagentoren

  • den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Druckprüfung der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Kontrolle der Brandschutztüren und Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern etc.

Terminvereinbarungen, Mängelbeseitigung und Abrechnung mit den Beteiligten.

Einkauf, Aufträge, Verträge

Einkauf von Waren und Geräten für das Objekt, Erteilung von Aufträgen an Handwerker und sonstige Unternehmen, Abschluss von Verträgen mit Hausmeistern, Reinigungspersonal sowie sonstigen Hilfskräften und ggf. deren Kündigung.

Schriftverkehr

Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs mit den Mietern.